Politique de fonfidentualité du site web

Version 04.09.2023

Merci pour votre visite sur notre site web !

La protection de vos données à caractère personnel est extrêmement importante pour nous. Nous mettons tout en œuvre pour protéger votre vie privée et veiller à ce que vous puissiez nous confier vos données à caractère personnel en toute sécurité. Ainsi, nous traitons toujours les données à caractère personnel de manière sûre et discrète, et des mesures de protection appropriées ont été prises pour éviter la perte, les modifications, l’accès par des personnes non autorisées et/ou tout autre traitement illicite de vos données à caractère personnel.

Nous voulons être transparents sur la manière dont nous traitons vos données à caractère personnel et sur ce que nous en faisons. Vous trouverez de plus amples informations à ce sujet dans la présente politique de confidentialité.

Qui sommes-nous ?

HEDIN AUTOMOTIVE SA, dont le siège est établi à Industriepark-Noord 2, 9100 Sint-Niklaas et inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 0740.526.506 (RPM Gand, division Termonde) (ci-après dénommée « HEDIN AUTOMOTIVE » ou « nous »).

Vous pouvez nous contacter via les coordonnées suivantes :
E-mail: dataprocessing@hedinautomotive.be  

Nous traitons toujours vos données à caractère personnel conformément aux dispositions légales en vigueur en matière de protection des données à caractère personnel, dont le Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données, ci-après dénommé « RGPD »), et la législation d’exécution nationale applicable.

Quelques notions expliquées

Aux fins de la présente politique de confidentialité, on entend par « données à caractère personnel » : toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (« la personne concernée »). Est réputée être une « personne physique identifiable » une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale. En d’autres termes, il s’agit de toute information permettant d’identifier une personne. Cela inclut par exemple vos nom, prénom, date de naissance, numéro de téléphone et adresse e-mail, mais aussi votre adresse IP. 

La notion de « traitement » est très large et couvre notamment la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la conservation, l’actualisation, la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la diffusion, la combinaison, l’archivage et l’effacement de données.

Responsable du traitement de vos données à caractère personnel (« responsable du traitement »)

HEDIN AUTOMOTIVE est responsable du traitement de vos données à caractère personnel.

Nous sommes, comme le nomme le RGPD, le « responsable du traitement » de vos données à caractère personnel. Concrètement, cela signifie que HEDIN AUTOMOTIVE établit, éventuellement avec d’autres, la finalité et les moyens du traitement de vos données à caractère personnel.

Quelles données à caractère personnel traitons-nous, pourquoi et sur quelle base juridique ?

Vous trouverez dans le tableau ci-dessous :

• colonne 1 : quelles catégories de données à caractère personnel nous traitons (les « Catégories de données à caractère personnel ») ;
• colonne 2 : pourquoi nous le faisons (les « Finalités ») ; et
• colonne 3 : sur quelle base juridique l’activité de traitement est fondée (la « Base juridique ») ;
• colonne 4 : combien de temps nous traitons vos données à caractère personnel (la « Durée de conservation »).

Toute activité de traitement de vos données à caractère personnel a une ou plusieurs finalités spécifiques.

Par ailleurs, il existe toujours une base juridique démontrable pour chaque traitement. La base juridique applicable, que vous retrouverez dans la troisième colonne « Base juridique », a la signification suivante :

• « Consentement » : vous avez consenti au traitement de vos données à caractère personnel pour une ou plusieurs finalités spécifiques ;
• « Contrat » : le traitement est nécessaire pour l’exécution d’un contrat auquel vous êtes partie ou pour prendre des mesures avant la conclusion d’un contrat à votre demande ;
• « Intérêt légitime » : le traitement est nécessaire pour la défense de nos intérêts légitimes ou de ceux d’un tiers, sauf lorsque vos intérêts ou droits et libertés fondamentaux qui exigent la protection des données à caractère personnel l’emportent sur ces intérêts.

 

Catégories de données à caractère personnel	Finalités	Base juridique	Durée de conservation
Données d’identification (choix de la langue, numéro de téléphone, adresse IP et code IMEI, données de session)	Pour vous permettre d’accéder à notre site web	Consentement	Jusqu’à la fin de votre visite sur notre site web
Adresse IP et nom de votre fournisseur d'accès Internet	Pour prévenir et détecter les attaques sur notre site web ou les tentatives de fraude	Intérêt légitime (sécurité de notre site web)	Pendant une période de 7 jours après votre visite sur notre site web
Coordonnées d’identification et de contact (civilité souhaitée, prénom, nom, entreprise (facultatif), numéro de téléphone/GSM, adresse e-mail), Heure souhaitée du rendez-vous Site souhaité pour votre rendez-vous Méthode de rendez-vous souhaitée (dans le show-room ou appel vidéo en direct) Votre intérêt (Cars, Vans, Trucks ou Certified) Remarques ou questions complémentaires éventuelles	Pour vous permettre de fixer un rendez-vous avec l’un de nos collaborateurs	Consentement	Jusqu’à la fin de votre rendez-vous
Coordonnées d’identification et de contact (prénom, nom, code postal, numéro de téléphone/GSM, adresse e-mail), site par lequel vous souhaitez recevoir de l’aide et votre question/message	Réponse à votre question ou message via le formulaire de contact sur le site web	Consentement	Aussi longtemps que votre question ou message est traité(e) par nos soins
Données d’identification (données de profil Facebook) et votre question/message	Pour pouvoir vous aider via la fonction de chat « messenger » sur notre site web	Consentement	Aussi longtemps que votre question ou message est traité(e) par nos soins
Coordonnées (adresse e-mail)	Pour pouvoir vous informer sur nos services par le biais d’une newsletter	Consentement	Jusqu’au moment de la désinscription
Coordonnées d’identification et de contact (prénom, nom, adresse e-mail, numéro de téléphone, adresse) Données de candidature (curriculum vitae, (lettre de) motivation, formations, expériences professionnelles, profil LinkedIn)	Pour pouvoir vous faire postuler à une offre d’emploi publiée sur le site web	Consentement	Jusqu’à quatre semaines après la fin de la procédure de candidature
Coordonnées d’identification et de contact (prénom, nom, adresse e-mail, numéro de téléphone, adresse) Données de candidature (curriculum vitae, (lettre de) motivation)	Pour vous permettre de postuler spontanément via le site web	Contrat	Jusqu’à quatre semaines après la fin de la procédure de candidature
Coordonnées d’identification et de contact (prénom, nom, adresse e-mail) et recto de la carte d’identité (à l’exception du numéro de registre national et de la photo)	Pour traiter votre demande d’exercice de vos droits	Intérêt légitime (pour faciliter l’exercice de vos droits)	Aussi longtemps que nécessaire au traitement de votre demande (en cas de procédure judiciaire : jusqu’à la fin de celle-ci)
Données d’identification (prénom, nom et adresse) et autres informations vous concernant nécessaires à la défense de nos droits	Pour défendre nos droits	Intérêt légitime (défense en justice)	Délai de prescription applicable (voir « Conservation de vos données à caractère personnel »)

 

Mineurs

Nous ne visons pas à collecter des données à caractère personnel de personnes de moins de 16 ans. Ces jeunes ne peuvent pas nous transmettre de données à caractère personnel ou faire de déclaration de consentement sans l’autorisation du titulaire de la responsabilité parentale.

Vos droits au respect de la vie privée

Afin de vous donner plus de contrôle sur le traitement de vos données à caractère personnel, vous disposez de nombreux droits. Ces droits sont, entre autres, définis aux articles 15 à 22 du RGPD.

Vous disposez des droits suivants :

• Le droit d’accès aux données à caractère personnel vous concernant que nous traitons (art. 15 RGPD) :

Vous avez le droit de savoir à tout moment si nous traitons ou non vos données à caractère personnel. Lorsque nous les traitons, vous avez le droit de consulter ces données à caractère personnel et de recevoir des informations complémentaires sur :

a) les finalités du traitement ;
b) les catégories de données à caractère personnel concernées ;
c) les destinataires ou catégories de destinataires (en particulier les destinataires dans des pays tiers) ;
d) la durée de conservation ou, lorsque ce n’est pas possible, les critères utilisés pour déterminer cette durée ;
e) l’existence de vos droits au respect de la vie privée ;
f) le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle ;
g)  la source des données à caractère personnel si nous obtenons des données à caractère personnel par l’intermédiaire d’un tiers ;
h) l'existence d'une prise de décision automatisée.

Lorsque nous ne pouvons pas vous donner accès à vos données à caractère personnel (par exemple en raison d’obligations légales), nous vous expliquons pourquoi ce n’est pas possible.

Vous pouvez également obtenir gratuitement une copie des données à caractère personnel traitées sous une forme intelligible. Attention, nous pouvons demander une indemnité raisonnable pour couvrir nos frais administratifs pour toute copie complémentaire que vous réclamez.

• Droit à l’effacement (« droit à l’oubli ») (art. 17 RGPD) :

Dans certains cas, vous pouvez nous demander d’effacer vos données à caractère personnel. Dans ce cas, vous devez toutefois tenir compte du fait que nous ne puissions plus vous offrir de service si vous le souhaitez. Tenez également compte du fait que votre droit à l'oubli n'est pas absolu. Nous avons le droit de conserver vos données à caractère personnel lorsque cela est nécessaire, entre autres, pour l’exécution du contrat, le respect d’une obligation légale ou la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice. Nous vous informerons plus en détail à ce sujet dans notre réponse à votre demande.

• Le droit de rectification et de complément (art. 16 RGPD) :

Si vos données à caractère personnel sont inexactes, obsolètes ou incomplètes, vous pouvez nous demander de faire rectifier ces inexactitudes ou lacunes.

• Le droit à la portabilité de vos données à caractère personnel (art. 20 RGPD) :

Vous avez également le droit, sous certaines conditions, de faire transférer par nos soins à un autre responsable du traitement les données à caractère personnel que vous nous avez fournies en vue de l'exécution du contrat ou pour lesquelles vous avez donné votre consentement. Dans la mesure où cela est techniquement possible, nous transmettons directement vos données à caractère personnel au nouveau responsable du traitement.

• Le droit à la limitation du traitement (art. 18 RGPD) :

Si l’un des éléments suivants s’applique, vous pouvez nous demander de limiter le traitement de vos données à caractère personnel :

a) vous contestez l’exactitude de ces données à caractère personnel (dans ce cas, leur utilisation est limitée pendant une période nous permettant de vérifier l’exactitude des données à caractère personnel) ;
b) le traitement de vos données à caractère personnel est illicite ;
c) nous n’avons plus besoin de vos données à caractère personnel aux fins initiales du traitement, mais vous en avez besoin pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice ;
d) aussi longtemps qu’aucune décision n’a été prise concernant l’exercice de votre droit d’opposition au traitement, vous pouvez demander de limiter l’utilisation de vos données à caractère personnel.

• Le droit d’opposition (art. 21 RGPD) :

En raison de votre situation particulière, vous pouvez vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel si ce traitement s’inscrit dans notre intérêt légitime ou dans l’accomplissement d’une tâche d’intérêt général. Dans ce cas, nous cessons le traitement de vos données à caractère personnel, à moins que nous ne puissions démontrer des motifs impérieux et légitimes pour le traitement qui prévalent sur les vôtres, ou lorsque le traitement des données à caractère personnel est lié à la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice. 

• Le droit de ne pas faire l’objet d’une prise de décision automatisée (article 22 RGPD) :

Vous avez le droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé des données, vous affectant de manière significative ou produisant des effets juridiques et réalisée sans intervention humaine substantielle.

Vous ne pouvez pas invoquer ce droit dans trois situations :

a) lorsque la décision est autorisée par une loi (par exemple, pour prévenir la fraude fiscale) ;
b) lorsque la décision est fondée sur le consentement explicite de la personne concernée ; ou
c) lorsque la décision est nécessaire à la conclusion ou à l’exécution d’un contrat (attention, nous examinons toujours au cas par cas s’il existe des méthodes moins invasives en matière de respect de la vie privée pour conclure ou exécuter le contrat).

• Le droit de retirer votre consentement (art. 7 RGPD) :

Lorsque vos données à caractère personnel sont traitées sur la base de votre consentement, vous pouvez à tout moment retirer ce consentement sur simple demande.

Exercice de vos droits

Pour exercer ces droits, vous pouvez nous contacter via les coordonnées sous le titre « Qui sommes-nous ? ». Afin de pouvoir vérifier votre identité, nous vous demandons d’envoyer une copie du recto de votre carte d’identité. Nous vous demandons de rendre illisibles votre numéro de registre national et votre photo sur votre carte d'identité. Dans tous les cas, nous traiterons les données de votre carte d'identité uniquement pour vérifier votre identité et ne les enregistrerons pas dans nos systèmes.

Vous pouvez exercer tous ces droits gratuitement, sauf si votre demande est manifestement infondée ou excessive (par exemple, en raison de son caractère répétitif). Dans ce cas, nous avons le droit de vous facturer une indemnité raisonnable ou de refuser de donner suite à votre demande.

Conservation de vos données à caractère personnel

Nous conservons vos données à caractère personnel aussi longtemps qu’elles sont nécessaires à la réalisation de la finalité visée. Vous devez tenir compte du fait que de nombreuses durées de conservation (légales) entraînent que les données à caractère personnel restent (obligatoirement) stockées. Dans la mesure où il n'existe pas d'obligation de conservation, les données sont systématiquement effacées après la réalisation de la finalité pour laquelle elles ont été collectées.

En outre, nous pouvons conserver des données à caractère personnel si vous nous avez donné votre consentement à cet effet ou s’il est possible que nous ayons besoin de ces données dans le cadre d’une action en justice. Dans ce dernier cas, nous devons utiliser certaines données à caractère personnel comme moyens de preuve. À cette fin, nous conservons certaines données à caractère personnel conformément au délai de prescription légal, qui peut aller jusqu’à trente ans ; le délai de prescription habituel en matière d’actions personnelles est de dix ans.

Sources de données à caractère personnel

Nous traitons des données à caractère personnel que vous nous fournissez spontanément. Si des données à caractère personnel complémentaires sont nécessaires, il vous sera communiqué si vous êtes obligé ou non de les communiquer et quelles sont les conséquences si vous ne les communiquez pas. La non-communication de données à caractère personnel peut nous empêcher de vous livrer nos produits et services. En particulier, nous pouvons recevoir vos données à caractère personnel des sources suivantes :

1) Nos partenaires externes et prestataires de services indépendants ;
2) Des plateformes de réseaux sociaux.

Catégories de destinataires

Au sein de notre organisation, nous veillons à ce que vos données à caractère personnel ne soient accessibles qu’aux personnes qui en ont besoin pour satisfaire aux obligations contractuelles et légales.

Nous ne transmettrons vos données à caractère personnel à des tiers que conformément aux dispositions légales ou lorsque vous avez donné votre consentement à cet effet. Dans certains cas, nos collaborateurs sont soutenus dans l’exécution de leurs tâches par des prestataires de services externes.

Par ailleurs, nous ne transmettons pas de données à caractère personnel à des tiers, sauf si nous y sommes contraints sur la base de dispositions légales (par exemple : transmission à des instances publiques telles que des autorités de contrôle ou d'application de la loi).

En particulier, nous identifions les catégories suivantes de destinataires :

(i) Plateformes de réseaux sociaux lorsque nous intégrons sur notre site web des « plug-in sociaux ». Lorsque vous visitez notre site web, les plug-in sociaux sont désactivés, c'est-à-dire qu'aucune donnée n'est transmise aux exploitants de ces réseaux. Si vous souhaitez utiliser l'un des réseaux, cliquez sur le plug-in social correspondant pour établir une connexion directe avec le serveur du réseau concerné. Si vous avez un compte utilisateur sur le réseau et que vous y êtes connecté au moment où vous activez le plug-in social, le réseau peut attribuer votre visite de notre site web à votre compte utilisateur. Si vous ne le souhaitez pas, vous devez vous déconnecter du réseau avant l'activation du plug-in social. Un réseau social ne peut pas attribuer la visite d'autres sites web avant que vous n'ayez activé un plug-in social qui y est présent. Lorsque vous activez un plug-in social, le réseau transfère directement le contenu ainsi disponible à votre navigateur qui l'intègre dans notre site web. Dans cette situation, il peut aussi y avoir un transfert de données qui est initié et piloté par le réseau social en question. Pour votre connexion à un réseau social, pour le transfert de données entre le réseau et votre système et pour vos interactions sur cette plateforme, la politique de protection des données du réseau en question s'applique exclusivement. Le plug-in social reste actif jusqu'à ce que vous le désactiviez ou supprimiez vos cookies.?
(ii) Nos conseillers, des acheteurs potentiels de notre entreprise et leurs conseillers si notre entreprise est vendue ou intégrée en tout ou en partie avec une autre entreprise ;
(iii) Des autorités ou instances de régulation lorsqu’elles en font la demande dans le cadre du respect d’un jugement ou d’un arrêt, d’une législation, d’une réglementation, d’une norme ou d’une procédure juridique.

Transferts vers des pays tiers en dehors de l’Espace économique européen (« EEE »)

Nous transmettons vos données à caractère personnel exclusivement à des sous-traitants ou responsables du traitement dans des pays tiers, dans la mesure où nous y sommes légalement autorisés ou si cela est nécessaire pour traiter un dossier.

Dans la mesure où de tels transferts sont nécessaires, nous prenons les mesures nécessaires pour veiller à ce que vos données à caractère personnel soient protégées dans une large mesure et à ce que tous les transferts de données à caractère personnel en dehors de l’EEE soient licites.

Sécurisation de vos données à caractère personnel

La sécurisation de vos données à caractère personnel est importante pour nous. Nous avons pris des mesures de sécurité techniques et organisationnelles raisonnables et appropriées afin de protéger au mieux vos données à caractère personnel de toute manipulation accidentelle ou intentionnelle, perte, destruction ou accès par des personnes non autorisées. Ainsi, nous conservons toujours vos données à caractère personnel dans un endroit sécurisé afin que les tiers n’y aient pas accès.

Malheureusement, la transmission d'informations par Internet n'est pas totalement sécurisée. Bien que nous mettions tout en œuvre pour protéger vos données à caractère personnel, nous ne pouvons garantir la sécurité de vos données à caractère personnel qui nous sont transmises par Internet. Tout transfert de données à caractère personnel est à vos propres risques. Toutefois, lorsque nous transférons ou recevons vos données sur notre site web, nous utilisons toujours des technologies de cryptage reconnues comme des normes éprouvées.

Des réclamations ?

Nous mettons tout en œuvre pour protéger vos données à caractère personnel. Si vous avez une réclamation concernant la manière dont nous traitons vos données à caractère personnel, vous pouvez nous le signaler via nos coordonnées telles que mentionnées sous le titre « Qui sommes-nous », afin que nous puissions y répondre dans les plus brefs délais.

Vous pouvez également introduire une plainte auprès de l’autorité de contrôle pour la protection des données. L’autorité qui contrôle notre organisation est l’Autorité de protection des données, dont les coordonnées sont les suivantes :

Site web :

https://www.autoriteprotectiondonnees.be

Coordonnées :

Autorité de protection des données
Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles
+32 (0)2 274 48 00
+32 (0)2 274 48 35
contact@apd-gba.be

Vous avez d’autres questions ?

N’hésitez pas à nous contacter par téléphone, par e-mail ou par courrier via les coordonnées sous le titre « Qui sommes-nous ? ». Nous serons heureux de répondre à vos questions.

Modifications

Pour répondre aux commentaires ou pour refléter les changements dans nos activités de traitement, nous pouvons modifier de temps à autre la présente politique de confidentialité. Nous vous invitons dès lors à consulter la dernière version de cette politique de confidentialité sur notre site web.